Los estatutos pueden permitir la consulta de información durante todo el año
Sin embargo,
cuando los estatutos sociales no establecen una regulación especial,
debe aplicarse la regla general correspondiente, según la cual los documentos
sujetos al derecho de inspección podrán ser examinados durante los cinco
días hábiles anteriores a la reunión de la asamblea.
¿Para qué sirve el derecho de inspección?
El derecho de
inspección busca garantizar que los accionistas puedan conocer suficientemente
la situación financiera, contable y comercial de la sociedad, de forma
que cuenten con elementos de juicio para participar en las deliberaciones y
ejercer responsablemente su derecho al voto.
Este derecho
constituye, por tanto, un instrumento relevante de información y control
societario.
No obstante, su
ejercicio no puede convertirse en un mecanismo que paralice las actividades de
la compañía o interfiera permanentemente con las funciones de sus
administradores.
Por esta razón, la
Superintendencia señaló que los términos y procedimientos establecidos para
ejercer el derecho de inspección deben ser razonables.
La sociedad puede establecer reglas para la consulta
Para garantizar el
acceso a la información sin afectar el funcionamiento ordinario de la empresa,
pueden establecerse reglas operativas claras para ejercer este derecho.
Entre ellas pueden
contemplarse horarios de atención, canales para solicitar información,
lugares físicos o mecanismos virtuales de consulta y procedimientos para
obtener copias de los documentos.
Estas medidas
permiten organizar el ejercicio del derecho de inspección y evitar que su
utilización implique una interferencia indebida en las labores administrativas
o conduzca, en la práctica, a una coadministración de la sociedad por parte
de los accionistas.
Acceso a la información también implica confidencialidad
El ejercicio del
derecho de inspección no solamente concede facultades al accionista. También
supone deberes frente a la información empresarial a la que tiene acceso.
Información financiera,
balances, documentos internos y determinada correspondencia empresarial pueden
encontrarse sometidos a deberes de reserva y confidencialidad.
En consecuencia,
el accionista que utilice indebidamente información reservada o divulgue datos
privados de la sociedad puede asumir responsabilidades y exponerse a las
acciones y sanciones que resulten jurídicamente procedentes.
La recomendación para las SAS es revisar sus estatutos y establecer reglas suficientemente claras sobre el alcance, procedimiento y condiciones del derecho de inspección, procurando un equilibrio entre el derecho de información de los accionistas y el normal funcionamiento de la compañía.
